Вы строите завод с нуля. Насколько финансово оправдано и целесообразно внедрять ERP – систему уже на этапе строительства? В среде топ-менеджмента и собственников достаточно распространено мнение, что на начальном этапе можно ограничиться любой бухгалтерской системой, например, «1С:Бухгалтерия». Давайте разберемся.
Что такое ERP?
ERP — комплексная система учета финансово-хозяйственной деятельности (управление ресурсами предприятия) – фундамент и основной инструмент, позволяющий проанализировать работу компании.
Концепция ERP была сформулирована Gartner в 1990 году и представляет собой стратегию интеграции производства, операций, управления HR, финансами и активами, а также отчётности в рамках единой интегрированной информационной системы, обеспечивающей единую модель данных и процессов для всей деятельности компании.
Чем ERP-система отличается от системы бухгалтерского учета?
В рамках этой статьи невозможно перечислить всю функциональность и возможности ERP-систем, это тема отдельной публикации. Приведем несколько примеров.
Чтобы преуспеть в современной экономике, предприятие должно быть быстрым и гибким, уметь адаптироваться под постоянно изменяющиеся рыночные условия. Только имея инструменты для получения оперативной информации о деятельности компании, а также возможность анализировать множество факторов и принимать взвешенные решения, вы обеспечите конкурентоспособность компании и успешное развитие бизнеса. Как это выглядит на практике? Комплексная система дает возможность формировать бюджет предприятия, автоматически собирать в тех же разрезах факт и сравнивать плановые и фактические показатели.
ERP-система позволяет автоматизировать производственное планирование. Мастер или планер может создать производственный план, затем контролировать его выполнение и отклонения. Получив эту информацию оперативно принять меры для исправления ситуации при необходимости. Мало того, производственный план будет увязан с графиком отгрузки готовой продукции. Для продукции с короткими сроками, например, пастеризованного молока, это позволяет принимать заказы клиентов на ту продукцию, которая поступит с линии в ночь отгрузки.
Управление себестоимостью продукции — одна из самых важных задач ценообразования. ERP дает возможность рассчитывать точную себестоимость продукции и понимать маржинальную прибыль по каждому продукту через отслеживание содержания жира и белка в конечном продукте. В бухгалтерском же учете по российским стандартам можно добиться только «котлового учета».
Разделение зон ответственности и оперативный учет – еще одна особенность ERP — системы. Обычно, чтобы отразить выпуск продукции в бухгалтерской системе, мастер смены вручную готовит производственный отчёт, передаёт его в бухгалтерию, после чего бухгалтерия проводит эту операцию. Разрывы во времени могут быть существенные, и, если производство круглосуточное, бухгалтерия отразит выпуск продукции только с началом рабочего дня.
Использование ERP-системы позволяет мастеру смены оперативно отражать факт выпуска, а кроме того, избавляет от пересечения зон ответственности, ведь мастеру не нужно погружаться в детали формирования бухгалтерских проводок и аналитики. Он просто отражает выполнение каждой производственной операции непосредственно в момент ее совершения, а всё остальное система выполняет автоматически. Таким образом, в системе оперативно отражается выпуск готовой и побочной продукции, списание сырья и материалов. Реализуется один из важных принципов – операция отражается тем пользователем, который за неё отвечает, происходит разделение зон ответственности. Это возможно поскольку в отличии от бухгалтерской системы – в которой работает только бухгалтерия предприятия, в ERP – системе работают практически все службы завода.
Плюсы и минусы внедрение ERP до запуска завода.
Плюсы
Проект по внедрению системы уровня ERP – относительно длительный. В среднем, он занимает 6-9 месяцев и предполагает участие достаточно большой команды как со стороны компании, так и со стороны интегратора. Менеджменту необходимо быть готовым выделять 3-8 бизнес-экспертов, которые будут существенно загружены проектной работой в течение всего проекта и скорее всего не смогут полноценно выполнять регулярную работу. На этапе строительства бизнес-эксперты более свободны, чем, когда завод уже работает, ведь «текучки» у них еще нет.
Старт новой системы всегда требует повышенного участия и предполагает дополнительную нагрузку на те подразделения компании, которые будут непосредственно работать в новой системе. Поскольку в первые дни работы в новой системе пользователи привыкают к выполнению новых функций и интерфейсу, это может замедлить работу уже функционирующего завода. Если вы на этапе строительства, не нужно преодолевать сопротивление персонала, и ссылки на «мы всегда так работали». Можно максимально приблизиться к стандартному функционалу ERP-системы и сократить как инвестиции в проект, так и стоимость поддержки в будущем.
Внедряя систему до запуска завода, вы получаете меньше рисков на запуске. Например, обратите внимание на такие критичные процессы, как отгрузка готовой продукции клиентам. На периоде стабилизации новой системы и привыкания к ней пользователей могут быть ситуации временного падения объема продаж, просто потому что пользователи медленнее выписывают отгрузочные документы. Совсем другая ситуация, если старт системы будет произведён раньше или в момент перехода завода в промышленную эксплуатацию. «Раскачка» объёмов производства и продаж будет происходить постепенно, это позволит существенно минимизировать или вообще свести на нет риски финансовых потерь в момент старта системы ERP.
Если говорить об организационной стороне вопроса, системы уровня ERP в своей базовой функциональности предлагают набор лучших практик построения бизнес-процессов. Если внедрение происходит уже на действующем предприятии, могут возникать трудности либо по изменению процессов на предприятии, либо в необходимости адаптации этих процессов в информационной системе под действительность предприятия. Этот противоречие достаточно безболезненно решается, если внедрение производится до старта завода: предприятие выстраивает свои будущие процессы заранее согласно лучшим практикам, заложенным в систему ERP. Даже если вы с ними не согласны, на этом этапе намного проще найти компромисс между изменением процессов на предприятии и постановкой процесса в системе.
Минусы
До запуска завода еще нет реальных бизнес-процессов предприятия, бизнес-эксперты могут проявить «фантазию» и заложить свое-видение бизнес-процессов, которое не стыкуется с реальной жизнью. После запуска завода процессы могут оказаться неоптимальными или нереализуемыми, что повлечет за собой внесение корректировок во внедренную систему. В нашей практике были примеры таких ошибок: например, в одной из торгово-производственных компаний из двухсот отчетов, которые заказчик планировал использовать, реально после запуска системы использовались только двадцать.
Собственно, завод еще не работает, поэтому финансировать проект внедрения из собственной прибыли нельзя, вам будет необходимо найти инвестиции для внедрения системы.
Вывод
На решение о выборе системы влияет множество факторов, но взвесив все плюсы и минусы, мы считаем — лучше изначально отдать предпочтение ERP–системе. Да, стартовые инвестиции будут выше и проект внедрения будет более сложным, но выбрав изначально правильную систему, вы заложите правильный фундамент для последующего развития. На старте можно ограничиться внедрением только операционной и финансовой функциональности, но предприятие будет развиваться, и вы сможете подключать новые функциональные блоки уже имеющейся системы, а это намного проще, чем полностью менять систему уже по ходу эксплуатации.
Что делать, если нет средств на ERP?
Если, взвесив все за и против, вы всё-таки решили стартовать с бухгалтерской системы, с прицелом на внедрение ERP в будущем, выбирайте системы одной платформы — они значительно проще интегрируются между собой, и доступны инструменты для быстрой миграции. Это позволит вам сэкономить на бюджете перехода на ERP. Например, если первой системой будет «1С:Бухгалтерия», то последующий запуск «1С: ERP» осуществить проще, чем переход на системы других платформ.
Ваш выбор — ERP? 10 шагов для успешного проекта.
Каждое предприятие уникально. Нет универсальной системы, которая на 100% подошла бы всем и полностью. Проект внедрения системы потребует от вашего предприятия должного внимания и усилий. Можем дать несколько рекомендаций, на что стоит обратить внимание, начиная проект внедрения ERP-системы:
Шаг 1
Убедитесь в том, что выбранная система уже имеет функциональность, учитывающую отраслевую специфику вашего завода, или может быть доработана с минимальными корректировками. Очень простой принцип: чем меньше доработок – тем проще последующее сопровождение и обновление системы.
На примере молочной отрасли — ERP-система для молочного предприятия как минимум должна обеспечивать следующую функциональность:
- Учет качественных параметров сырья, полуфабрикатов и готовой продукции, включая такие параметры как учет содержания жира и белка в сырье, полуфабрикатах и продукции, сортность и др.
- Управление партиями сырья, полуфабрикатов и готовой продукции. Блокировка партий для использования в производстве, или для реализации исходя из каких-либо установленных параметров
- Учет результатов лабораторных исследований, выдачу качественных удостоверений
- Учет затрат и расчет себестоимости, учитывая влияние содержание жира и белка в сырье на себестоимость полуфабрикатов и готовой продукции
- Построение процесса закупки сырья и формирования цены в зависимости от качественных показателей сырья
- Построение процесса отгрузки готовой продукции с учетом заблокированных партий и формирования полного пакета отгрузочных документов.
Шаг 2
ERP – не «коробочный» продукт. Если говорить о молочной специфике, полностью готовых систем именно для молочной промышленности в России нет. Для успешного запуска крайне важно правильно выбрать компанию-интегратора. Отдайте предпочтение компании, имеющей опыт работы в вашей отрасли. Консультанты, уже выполнявшие подобные проекты, знакомы с бизнес-спецификой и хорошо знают функциональность самой ERP-системы. Поэтому смогут говорить с вами на «одном языке», предложив оптимальные решения.
Шаг 3
Выстройте оптимальные отношения с партнером. Отдайте предпочтение двухэтапному фиксированному бюджету, это лучший компромисс между договором «время и материалы» (T&M), в котором стоимость проекта неожиданно для вас может вырасти в процессе работы, и договором «полная фиксированная цена на проект», поскольку, заключая такой контракт, партнер будет вынужден «перезакладываться».
Двухэтапный фиксированный бюджет предполагает фиксацию бюджета на этап дизайна (создание «чертежа», или проекта будущей системы) и после этого этапа, фиксацию бюджета до окончания проекта. Принцип такой же, как в строительстве завода – сначала проект, потом стройка.
Шаг 4
Запланируйте бюджет. Обычно в проекте внедрения ERP порядка 20-30% средств тратится на этапе дизайна, 50% на этапе построения (доработка системы, документация, интеграционное тестирование) и 20-30% на этапе запуска (обучение пользователей, загрузка начальных данных и поддержка на старте).
Не позволяйте потратить весь бюджет до запуска проекта – у подрядчика должна быть мотивация закончить его с должным усердием.
Шаг 5
Начните внедрение со стандартной функциональности, заложенной в ERP-систему, отсекайте «фантазии» на первом этапе работы. Вы сможете внести корректировки позже, когда завод запустится и вы точно будете знать какие изменения вам действительно нужны. Обидно попасть в ситуацию, в которую попал один из наших клиентов: в ходе проекта внедрения была разработана очень сложная модель ценообразования для клиентов, учитывающая множество параметров. После запуска ERP-системы модель оказалась ненужной, и предприятие работало по старой модели. Разработка «в корзину» — это потерянные инвестиции заказчика.
Шаг 6
Разделите проект на этапы. Например, до запуска завода ограничьтесь внедрением операций и сбором «факта». Соберите данные, поймите, как с ними работать, и только потом приступайте к внедрению планирования. Распределяйте усилия.
Шаг 7
Дизайн проекта — крайне важный этап проекта. Добивайтесь качественного дизайна, уделяя должное внимание этапу как со своей стороны, так и со стороны интегратора.
Качественный дизайн – это полное описание всех бизнес-процессов, описание механизмов реализации этих процессов в системе, детальное описание всех печатных форм, системы разграничения прав, а также ТЗ для разработчиков. Из нашего опыта, дизайн может достигать 500 и более страниц. Наличие хорошего дизайн позволит вам не быть привязанным к подрядчику и даже провести тендер на второй этап проекта: любой подрядчик сможет дать точную оценку.
Шаг 8
Успешное внедрение — это всегда работа команды, которая включает и ваших сотрудников, и сотрудников интегратора. Очень важно выделять внутреннюю команду хотя бы на 50% Важно выделять наиболее компетентных и понимающих ваш бизнес специалистов в команду проекта – они формируют видение будущей системы. От них во многом зависит, насколько хорошо «ляжет» ERP-система на ваше предприятие.
Шаг 9
Сформируйте правильную мотивационную схему для ваших сотрудников, ориентированную на результат. ERP-система – это не товар и не основное средство, ее нельзя просто купить. Чтобы ERP заработала полноценно, требуются совместные усилия как команды подрядчика, так и команды клиента. Именно команда клиента тянет основную нагрузку на старте: организует ввод данных, обучение, сверяет результаты работы системы с реальностью, дает полноценную обратную связь. И если команда подрядчика замотивирована всегда (подписанием акта клиентом), то клиенты иногда забывают замотивировать свою команду, что ставит под риск успех проекта.
Шаг 10
Начните подготовку к проекту заблаговременно. Проект внедрения занимает 6-9 месяцев, но как показывает практика, даже приняв решение о внедрении и получив финансирование, вам потребуется не менее 3 месяцев на выбор партнера и контрактацию.
Бывает, что к нам в сентябре-октябре обращаются клиенты, которые хотят запустить ERP-систему с нового года. К сожалению, мы вынуждены отказывать, поскольку такая задача выглядит авантюрой.
Владимир Малах, ФТО
Подробнее читайте на © DairyNews.ru http://www.dairynews.ru/news/vy-stroite-novyy-zavod-kogda-stoit-zadumatsya-ob-a.html
