«Первый бит» автоматизировал управление производством и продажами в компании «Ксил», которая занимается производством оборудования детских игровых комплексов и садово-парковой мебели, на базе системы «1С:ERP. Управление предприятием 2».
Раньше коммерческая служба «Ксил» вела учет в системе, которая была внедрена почти десять лет назад. За это время в компании появилась филиальная сеть, в разы выросли объемы производства. Старая система уже не соответствовала потребностям выросшего бизнеса, а ее поддержка и развитие требовало слишком больших вложений. Кроме того, все остальные подразделения для учета использовали не связанные между собой электронные таблицы, и это создавало дополнительные сложности для управления компанией.
При такой автоматизации у компании не было актуальной и развернутой информации о состоянии бизнеса. Деятельность каждого подразделения для остальных походила на «черный ящик» — например, коммерческая служба не знала, на каком этапе производства находится тот или иной заказ, и будет ли он выполнен в срок. Ситуация значительно усложнялась тем, что заказы собирались из сотен комплектующих, не имеющих идентификаторов — сборка производилась по распечатанным схемам. Все это приводило к большому количеству ошибок, и в результате компания ежегодно теряла около 140 млн руб. на штрафах, пенях и платежах по рекламациям клиентов.
Необходимо было создать единую систему, которая отражала бы деятельность всех подразделений и обладала необходимой аналитикой для решения управленческих задач: коммерческое подразделение должно иметь доступ к информации о сроках исполнения заказов; службе закупок необходимы инструменты для планирования и управления закупками; производству необходимо исключение ситуаций, когда недостаточно материалов или производственных мощностей; на складе необходимо организовать систему хранения и быстрого доступа к необходимым комплектующим; руководству компании необходима отчетность, показывающая реальное состояние бизнеса.
Для реализации проекта была выбрана система «1С: ERP. Управление предприятием 2». Партнером по внедрению стал санкт-петербургский офис компании «Первый бит».
В результате было автоматизировано 600 рабочих мест: в коммерческой службе и отделе закупок, на производстве и складах. Для работы с комплектующими и готовой продукцией установлено оборудование, программирующее и считывающее RFID-метки, и при комплектации заказов начали использовать штрихкодирование.
По итогам проекта, компания получила контроль за работой производства — в любой момент можно узнать, какие заказы уже выполнены, достаточно ли материалов для производства запланированной продукции, будет ли она изготовлена в срок. Это помогает предотвращать большие финансовые потери — сократились простои машин, ожидающих загрузки готовых заказов и снизились пени за срыв сроков в выполнении заказов.
Благодаря внедрению системы планирования производства и закупок в 1,5 раза увеличился допустимый максимальный объем производства. Теперь при планировании учитываются остатки материалов на складах и сроки их поставки, возможности оборудования, графики работы сотрудников. Теперь производство работает быстрее и практически все заказы выполняет в срок.
Руководство «Ксил» получило необходимую аналитическую отчетность о работе компании. Теперь есть возможность достоверно узнать размер прибыли, на каких участках работы возможна оптимизация. Полученная аналитика уже является большим шагом к лучшей управляемости бизнесом, но накапливая опыт, компания будет развивать свою систему аналитики.
Сократилась скорость сборки заказов и сведены к минимуму ошибки при комплектации за счет интеграции RFID с системой «1С:ERP.Управление предприятием 2». Все полуфабрикаты маркируются RFID-метками, а готовая продукция – этикетками со штрих-кодом. Сотрудники склада с помощью мобильных терминалов легко и быстро находят необходимые материалы для сборки заказов, а также не тратят время на дополнительный ввод информации в систему — данные загружаются автоматически.
Внедрение изменило ряд бизнес-процессов в компании, сделав их более эффективными и масштабируемыми. Например, изменилась схема закупок материалов. Теперь за закупки для всех производственных площадок отвечает одно подразделение — это помогло сократить затраты на материалы и их перемещения между производственными площадками.
Внедрение модуля «БИТ.CRM» помогает компании избежать зависимости от конкретных менеджеров в отношениях с клиентами — по любому клиенту фиксируются история отношений и договоренности по сделкам.
В несколько раз снижены трудозатраты на рутинные операции, связанные с ручным учетом. Например, менеджерам не приходится разносить по заказам платежи из выписки банка — теперь это делается автоматически при выборе счета.
Директор по информационным технологиям компании «Ксил» Кирилл Крючков отметил: «Для нас очень важно было построить единую систему для работы всех подразделений, чтобы она стала инструментом для управления бизнесом. Мы с первых дней работы системы стали видеть результаты — сократилось количество ошибок, которые ранее допускались из-за отсутствия необходимой информации. И это тот случай, когда мы не сомневаемся, что это внедрение с каждым месяцем будет давать все больший и больший результат».
«Для автоматизации «Ксил» мы использовали технологические решения, которые применяются далеко не в каждом проекте — например, маркировка комплектующих RFID-метками. Это потребовало высочайшей квалификации и самоотдачи от специалистов и значительно усложнило проект. Но автоматизация каждого участка приводило к впечатляющим результатам для бизнеса, и это сильно мотивировало команду», — отметил Александр Князев, руководитель центра корпоративных клиентов «Первого бита» в Санкт-Петербурге.
