О компании
Компания «Завод горелочного оборудования» является производителем и поставщиком промышленных горелок, используемых в производственных компаниях. Компания обладает разветвленной структурой с несколькими связанными юридическими лицами, одно из которых зарегистрировано в Италии, где частично реализовано производство комплектующих для сборки горелок на территории России.
У компании огромная сеть складов по всей России, где производится частичная сборка и дальнейшая отгрузка горелок для конечного потребителя. Склады принимают комплектующие как от основного юридического лица, находящегося в Москве, так и из Италии, когда требуется растаможка и оформление грузовой таможенной декларации на поставляемые комплекты.
Цель проекта
- Объединить все бизнес-процессы в одной системе
- Сохранить наработки и внедрить новые бизнес-процессы
Задача проекта
Основной системой автоматизации на предприятии была конфигурация 1С:УПП, в которой было невозможно реализовать сложную производственную схему с реализацией товаров. При этом нужно было сохранить все имеющиеся и отработанные процессы, а также внести в систему новые. Совместно с УПП использовались таблицы в Еxcel для реализации недостающих функций. Необходимо было сохранить старые схемы из УПП и внедрить новые, перенеся данные из Excel.
Ситуация осложнялась разветвленной сетью складов и офисов, в том числе иностранных.
Основные проблемы
1. Отслеживание серийного номера каждой части горелки
Учёт поступления импортных комплектующих производился посредством доработанных документов, где в процессе поставки изменялись только серийные номера. Старый серийный номер должен был сохраняться в истории поставок и привязываться по номеру таможенной декларации к новой серии, которая присваивалась готовой горелке для отгрузки конечному потребителю. Такой механизм требовался для прослеживания всей истории движения комплектующих и готовых горелок от поставщика – до потребителя.
2. Расчётом себестоимости горелки и наличие комплектующих
Требовалось реализовать механизм резервирования поступивших на склад комплектующих, под конкретный заказ клиента с возможностью использования их в заказах на производство. Данный механизм требовался для отслеживания поступающих комплектующих с возможностью дальнейшего корректного расчета себестоимости горелки, т.к. цены на комплектующие зависели как от курса валюты, так и от конечного поставщика.
- Моделирование нового процесса работы на базе ERP
- Требовалось смоделировать производственный процесс в новой системе ERP, учитывая все особенности.
- Внедрить разработанный процесс без серьезных корректировок отлаженных бизнес-процессов компании.
- В старой версии УПП не хватало функционала платформы и отсутствовала доработка под особенности, поэтому большая часть операций велась в Excel-формате.
- Необходимо было учесть все типовые этапы, но уже на базе ERP: разупаковка, разборка, сборка, тестирование.
Предусмотреть возможность ручного дополнения типовых этапов новыми для нестандартных ситуаций.
4. Как учитывать товары и комплектующие в пути?
Требовалось проработать бизнес-процесс для схемы «товары в пути». Пока комплектующие или сами горелки доставляются (особенно из зарубежного офиса), могла измениться их стоимость и запросы о поставке могли задваиваться.
В старой версии программы такие товары отражались в доработанном документе «Резервирование товаров» на основании документов «Поступление товаров и услуг». Необходимо было отработать эту схему в ERP с обязательным учётом всех проблемных участков.
5. Запуск в сжатые сроки
Сроки по реализации всего проекта были сильно сжатыми. Всего за 6 месяцев необходимо было реализовать весь функционал УПП в новой системе ERP. При этом запустить пользователей в систему с переносом остатков следовало с начала следующего календарного года. Это отразилось на особенности выполнения проекта.
Способ решения
Для корректного решения задачи по переходу была выбрана методология проектной работы «Технология быстрого внедрения» (ввиду сжатых сроков реализации). Проведено обследование текущих бизнес-процессов компании, составлен документ об обследовании и план работы согласован с заказчиком с целью уточнения корректности зафиксированных бизнес-процессов. После этого было решено провести моделирование текущих процессов в новой системе 1С:ERP. Особое внимание было уделено производственному отделу, ввиду отсутствия конкретной схемы производства в 1С:УПП (Была реализована лишь схема сборка/разборка, а все дополнительные функции обрабатывались с помощью табличек Еxcel). По итогам моделирования был выявлен недостающий функционал программы и написано задание на доработку системы.
Заказчику предложен следующий алгоритм действий:
- Обследование текущих процессов компании.
- Моделирование текущих процессов в новой системе ERP.
- Составление задания на доработку отчетов и документов учетной системы.
- Доработка информационной базы группой разработки.
- Демонстрация промоделированного бизнес-процесса с целью подтверждения ее работоспособности, либо внесение в нее корректировок.
- Составление инструкций и готовой рабочей системы заказчику.
- Разработка механизма сквозного учёта серийных номеров.
- Разработка механизма учёта товаров и комплектующих «в пути».
- Реализация механизма учёта рабочего времени сотрудников на каждом этапе сборки и реализации.
- Разработка системы подсчёта себестоимости сложного составного изделия.
- Моделирование и реализация процессов в среде ERP.
- Перенос старых данных и интеграция с данными из внешних табличек.
- Поддержка первые 2 месяца работы компании.
Результат
- Заказчик получил полноценный рабочий продукт, полностью отвечающий требованиям законодательства РФ и соответствующий автоматической реализации бизнес-процессов в компании.
- Переход с УПП на ERP выполнен успешно.
- Доработан механизм обособленного обеспечения с серийным учетом и резерва товаров под заказы.
- Для производства был настроен учет рабочего времени сотрудников, что дало возможность эффективно учитывать трудозатраты в разрезе себестоимости производимой продукции типовыми средствами ERP.
- Для контроля поступающих комплектующих под конкретные заказы, был настроен обособленный учет. Это позволило исключить вероятность конфликта между отделами, когда менеджер мог зарезервировать поступившую под заказ комплектующую и нарушить производственную цепочку.
- Внедрена подсистема производства. Для сотрудников производства настроен и доработан производственный механизм. Это позволило стандартизировать спецификации под производство, где четко указываются комплектующие под ту или иную горелку, а также учитывать рабочее время сотрудников, затрачиваемое на производство. Была исключена путаница в этапах производства, которые четко закреплены за каждой горелкой, с возможностью ручной корректировки состава комплектующих и трудозатрат на каждом этапе.
- Стандартизирован серийный учет. Для поступающих импортных комплектующих и горелок, требующих перекомплектации с дальнейшей реализацией заказчику, был настроен серийный учет, позволяющий четко отслеживать всю цепочку поставок вместе с обособленным обеспечением.
ВЫВОДЫ
- Успешная реализация проекта позволила исключить все проблемные участки в работе компании.
- Прибыль и эффективность работы выросла, тогда как издержки и сложности в учёте сократились.
- Благодаря точному расчёту производственной себестоимости, компания смогла предложить на рынке наиболее низкую стоимость на свою продукцию. Это повысило конкурентоспособность
- Отдел логистики смог работать чётко и исключить потерю оборудования и расходников.
- Производство смогло точно обозначать сроки выпуска готовой продукции и её реализации.
- Механизм контроля серийных номеров позволил исключить брак и более тщательно выполнять гарантийные обязательство перед клиентом, что повысило лояльность клиента к работе компании.
