Система «1С:Управление производственным предприятием 8» получила широкую популярность и по праву считалась передовым решением. Но с течением времени она исчерпала возможности развития своей функциональности, и на смену ей пришла «1С:ERP Управление предприятием 2».
Вместе с интересом к новому продукту появились и вопросы. Чем отличаются системы? Как избежать рисков при миграции? Кому подходит решение и как организовать перенос данных? Специально для читателей IT Expert мы подготовили серию статей на эту тему.
Чем отличается «1С:ERP» от «1С:УПП»?
На первый взгляд может показаться, что «1С:ERP Управление предприятием 2» – перелицованная версия хорошо знакомой системы «1С:Управление производственным предприятием 8».
Однако это не более чем созвучие названий: перед нами принципиально новое решение, которое относится к полноценным ERP-системам класса Enterprise. По сравнению с «1С:УПП» продукт имеет преимущества, которые можно c уверенностью назвать ключевыми. Перечислим самые заметные из них.
Настройки под клиента и доступ через Сеть
Так, в новом решении заложен развитый механизм глубокой кастомизации системы с использованием расширений, дающий возможность без дополнительного программирования настроить экранные формы в пользовательском режиме. Механизм компоновки данных можно применять для гибкой настройки отчетов. Наконец, «1С:ERP» дает возможность работать с системой через Интернет при помощи обычного браузера.
Плюс к привычной функциональности
Существенно расширились и функциональные возможности: «1С:ERP» позволяет организовать учет по обособленным подразделениям (включая выделенные на отдельный баланс), учет неотфактурованных поставок и товаров в пути, учет по направлениям деятельности, ведение сквозной финансовой аналитики, учет для государственного оборонного заказа по требованиям 275-ФЗ. Кроме того, реализован функционал разделения учета на управленческий (по партнерам) и регламентированный (по контрагентам).
Упрощение взаимодействия и снижение издержек
Автоматизация управления холдингами, состоящими из нескольких юридических лиц, весьма актуальна, и для таких пользователей разработчики предусмотрели в «1C:ERP» новый механизм – «интеркампани». Решение включает в себя модули «Ответственное хранение», «Лизинг, кредиты и займы», инструменты регистрации расхождений при приемке, перемещении и отгрузке ТМЦ (товарно-материальных ценностей). В модуле «Управление складом» есть функции адресного хранения товаров на основании поддержки WMS и ордерной системы работы склада. Кроме того, система получила возможности планирования доставки товара «поставщик—клиент» вместе с инструментами управления транспортом, диагностики проблемных ситуаций, а также автоматической рассылкой по e-mail и механизмом закрытия месяца.
Резюмируя перечисленное, мы получаем бóльшую функциональность и при этом не тратим значительных ресурсов на программирование для реализации дополнительных функций. Теперь практически все необходимое доступно «из коробки».
Когда и кому нужен переход?
Конечно, у каждой компании свои цели по внедрению «1С:ERP», однако есть три наиболее частые предпосылки: Используемая система устарела и не соответствует потребностям компании.
- Возможности развития функциональности старого решения уже исчерпаны.
- Компании важно консолидировать данные, что не способно обеспечить текущее решение.
- Во всех перечисленных случаях оптимальным шагом будет переход на «1С:ERP Управление предприятием 2».
А вот наиболее очевидный довод против такого решения – не слишком выраженные преимущества для некоторых специфических сфер деятельности и форм организации.
Например, когда кастомизированное решение на базе «1С:УПП» устраивает бизнес: внедрение прошло успешно, конфигурация максимально адаптирована под требования заказчика (использованы сложные правила и базы распределения производственных затрат), а типовая ERP немного проигрывает в гибкости настроек расчета себестоимости.
Можно встретить и возражения, опирающиеся на нехватку специалистов, хорошо знающих систему. Действительно, жизненный цикл «1С:УПП» насчитывает долгие годы, функциональные возможности этого решения хорошо известны.
Тем не менее для огромного числа клиентов переход на «1С:ERP» весьма актуален. Архитектуру решения нужно рассматривать отдельно в каждом конкретном случае.
Миграция на «1С:ERP». Как провести
Конечно, быстрый и безболезненный переход с одной системы на другую – непростая задача, учитывая, насколько серьезно они различаются.
Помимо переноса данных, любой такой проект потребует хоть и минимальной, но доработки решения под требования заказчика, а также разработки интеграции с существующими системами. Основа успеха — тщательная подготовка, выверенный и хорошо отработанный на практике алгоритм действий.
Существенно ускорить процесс перехода поможет проектная технология, которая предполагает два важных момента:
1. Итерационный порядок работы с данными
Перенос информации между двумя системами производится в итерационном порядке – в несколько этапов. Сначала пользователям придется работать параллельно в двух системах, затем проводится сравнение итоговых данных, после чего компания принимает решение об окончательном отказе от устаревшего продукта.
2. Определение функциональности и правил обмена данными
Прежде всего на типовой конфигурации «1С:ERP» моделируются основные бизнес-процессы. Особое внимание нужно уделить блокам, которые менялись в старой системе, то есть выявить несоответствия одной конфигурации другой. Далее оцениваем необходимые доработки и определяем функциональность, которую можно перенести обменом данных, затем тестируем и дорабатываем правила обмена. Следующий шаг – тестирование переноса данных и внесенных изменений новой системы, при необходимости доработка функциональности. Наконец, организуется обучение сотрудников и стартует параллельная работа в двух системах – старой и новой.
ERP – сложная система, охватывающая большинство сфер деятельности предприятия. Впрочем, едва ли стоит опасаться, что миграция окажется слишком затратной как по времени, так и по ресурсам. В следующей статье мы представим конкретную методику, которая позволит минимизировать все расходы.
Залог успешности проекта – корректный перенос данных из старой системы в новую. Подходить к нему нужно четко соблюдая методологию.
Как не ошибиться
Правильно выбрать время для старта
Следует планировать перевод учета с начала финансового года, то есть в большинстве случаев с 1 января.
Подготовиться к миграции: систематизировать, сверить, дополнить данные
До старта миграции нужно провести целый ряд подготовительных действий. Первым делом нормализовать справочную информацию: удалить дубли, неиспользуемые элементы, систематизировать и дополнить данные.
Провести сверку взаиморасчетов с контрагентами и сотрудниками, инвентаризировать активы, привести в соответствие регистры бухгалтерского, налогового и управленческого учетов, очистив и дополнив данные до необходимого минимума.
Наконец, заказчику предстоит провести анализ состояния текущего учета в системе и устранить ошибки (отрицательные остатки, «зависшую» стоимость без количества, количество без стоимости и т. д.).
Проверить действия ИТ-партнера
Часть подготовки проводит ИТ-партнер, исполнитель проекта. Консультанты осуществляют настройку и доработку механизмов миграции нормативно-справочной информации (НСИ), бухгалтерского и налогового учетов (БНУ), данных по управленческому учету.
На этом же этапе проходит настройка параметров ERP и учетных политик, миграция НСИ и остатков по счетам учета БНУ, сверка оборотно-сальдовых ведомостей бухгалтерского и налогового учетов и входящего баланса, сверка регистров по НДС и данных управленческих отчетов. В обязанности исполнителя входит проведение инструктажа (обучение экспертной группы компании-заказчика и разработка необходимых инструкций), а также сопровождение одного месяца учета в новой системе.
Учесть самые распространенные ошибки подобных проектов
Круг перечисленных выше задач сложен, в процессе их решения может возникнуть риск не уложиться в сроки миграции. Самые распространенные причины переноса дедлайнов:
- В старой системе обнаружены ошибки ведения учета.
- Блок НСИ недостаточно нормализован.
- Есть расхождения в данных по налоговому учету.
- Обнаружен недостаток информации при миграции по счетам учета НДС и по взаиморасчетам с контрагентами.
- Ведение учета в ERP стартовало в середине года.
Грамотно распределить задачи с ИТ-партнером
Всех этих рисков можно избежать, если самостоятельно выполнить нормализацию НСИ, проверить полноту представления аналитических разрезов в текущей системе, убедиться в корректности отображения остатков по счетам учета и управленческим регистрам. В свою очередь, ИТ-партер может выполнять миграцию не более двух раз, после чего передать ее механизмы заказчику и сосредоточиться на консалтинге. Такое распределение обязанностей стоит четко прописать в контракте проекта.
Как минимизировать затраты
Можно воспользоваться опцией апгрейда: в этом случае экономия достигается благодаря более низкой стоимости продукта: 180 тыс. рублей против 360 тыс. рублей за версию «1С:ERP» без апгрейда.
Автор статьи «Кому и зачем нужна миграция с 1С:УПП на 1С:ERP» Рустем Мухаметшин — Функциональный архитектор, направление консалтинга и разработки бизнес-приложений PROF-IT GROUP. Статья опубликована в журнале IT-Expert [№ 10/2019]